Отказное письмо — официальный документ, в котором указывается, что данная продукция не относится к объектам обязательной сертификации в системе ТР РФ, ГОСТ Р, ТР ТС и Роспотребнадзора.

Отказное письмо ГОСТ Р потребуется для решения вопросов растаможивания грузов при расхождении мнений перевозчика и таможни о классификации ввозимой продукции.

Для предоставления в таможенные органы в тексте отказного письма дается ссылка на товаросопроводительный документ, по которому продукция ввозится на территорию РФ. Для осуществления продажи продукции на территории РФ устанавливают, что запрашиваемая продукция может быть отнесена к определенному общему типу продукции (по общероссийскому классификатору) и адресатом отказного письма выступает руководитель фирмы, направивший соответствующий запрос.

Оформляют отказные письма аккредитованные Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии.

Органы по сертификации, руководствуются при этом «Порядком ввоза на территорию Российской Федерации, товаров, подлежащих обязательной сертификации», и списком товаров, для которых требуется подтверждение проведения обязательной сертификации при выпуске на таможенную территорию Российской Федерации. Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии определен перечень продукции, которая может быть выпущена на таможенную территорию РФ без представления сертификатов соответствия в системе ГОСТ Р и ТР РФ.